Een goed gesprek als fundament

De VTW heeft een prijsvraag uitgeschreven om de kwaliteit van de toezichtsvisie te bevorderen. In dit document beschrijven de bestuurder(s) en de raad van commissarissen hoe zij samenwerken en elkaar versterken. Uiteindelijk gaat het om het goede gesprek. ‘Als je samen het fundament hebt gelegd, weet je wat je aan elkaar hebt.’

Op de cover van de toezichtsvisie van Ons Huis in Apeldoorn staat een cartoon van Fokke en Sukke. Ze willen gewoon goed bestuur. Ze roepen: ‘Er zou een autoriteit moeten komen die al die autoriteiten controleert. Maar vind daar maar eens een goede directeur voor!’ Volgens Bas van der Veen, voorzitter van de raad van commissarissen (RvC), is de boodschap van de cartoon dat toezicht – extern en intern – niet te veel moet doorslaan.

Leuk en nuttig
Beschouw de cartoon op de toezichtsvisie als een kwinkslag, vult directeur-bestuurder Arjen Jongstra van Ons Huis aan. ‘We vinden het ook nuttig en leuk: het goede gesprek over waar we voor zijn als corporatie én over onze visie op goed bestuur en toezicht. Het hoeft niet alleen formeel en streng te zijn. Een cartoon geeft een beetje lucht.’

Per 1 januari 2020 moesten bestuur en toezicht van alle corporaties volgens de Governancecode gezamenlijk een toezichtsvisie opgesteld hebben. Vanuit de bedoeling van de corporatie – waar staan we voor – beschrijven zij het samenspel in de bestuurskamer. Corporaties kiezen hun eigen aanpak om de toezichtsvisie op te stellen. Bijvoorbeeld: de RvC geeft een aanzet, waarop het bestuur reageert. Een andere route is om een aantal sessies te houden: de RvC-leden praten er in elke sessie eerst samen over, daarna schuift het bestuur telkens aan. Of bestuur en een deel van de RvC gaan in een aparte werkgroep direct samen aan de slag.

DNA van de governance
In de praktijk blijkt: het goede gesprek is belangrijker dan het papieren document. Tonny van de Ven, bestuurder van Alwel in Roosendaal. ‘De waarde zit niet in het stuk, maar in het proces dat eraan voorafgaat. We hebben met deze toezichtsvisie het DNA van de governance van Alwel goed doorgesproken. Als je samen dat fundament hebt gelegd, weet je wat je aan elkaar hebt.’

Aanleiding om een toezichtsvisie opnieuw tegen het licht te houden, is vaak de nieuwe samenstelling van de RvC. Bij Alwel was bijvoorbeeld de helft van de RvC – drie leden – vervangen, vertelt RvC-voorzitter Giljam Lokerse. ‘We hadden 3 jonge mensen aangetrokken, met ieder een specifieke inbreng, maar zonder ervaring als toezichthouder. Dan is het goed om het onderling en met het bestuur te hebben over wat je onder goed bestuur en toezicht verstaat.’

Onderwerp van gesprek was onder meer de relatie met de belanghouders. Alwel organiseert regelmatig bijeenkomsten voor samenwerkingspartners, zoals bijvoorbeeld de zorg. ‘Op die manier houden wij als RvC contact met hen. We hebben daarnaast de afspraak gemaakt dat wij niet zelfstandig met een partner uit ons netwerk gaan praten’, zegt RvC-voorzitter Lokerse.

LEGO-sessie
De RvC van corporatie Tiwos in Tilburg hield een LEGO-sessie, als start voor het opstellen van de toezichtsvisie. De LEGO-stukken zijn letterlijk bouwstenen om samen aan een goed verhaal te bouwen. Volgens RvC-voorzitter Sander van Bodegraven nodigde deze methode uit om op een andere manier het goede gesprek te voeren. ‘We kwamen erachter dat we het eens zijn over hoe we toezichthouden.’ 

Een van de uitkomsten was dat de RvC dichtbij wil zijn als de corporatie buiten de gebaande paden gaat. Een belangrijk punt, vindt bestuurder René Scherpenisse. ‘De RvC steunt mij, maar niet blind. Wij willen ons vanuit onze bedoeling, waar we voor staan, maximaal inzetten voor de huurders. Regels moeten niet te veel in de weg staan. Het is goed om te weten dat de RvC ons aanmoedigt om af en toe de grenzen op te zoeken in wat wel of niet mag, maar dat ze wel precies wil weten waarmee we bezig zijn.’

Sparringpartner
In de aangescherpte toezichtsvisie van Ons Huis ligt het accent meer op de rol van de RvC als sparringpartner. Die aanpassing heeft gevolgen voor manier van werken in de bestuurskamer. Bestuurder Jongstra noemt het ICT-beleidsplan als voorbeeld. ‘We bespreken vooraf hoe we de rol van bestuur en toezicht zien. Het is heel anders of je een beleidsstuk aanlevert om er een klap op te geven of om erover te sparren. In het laatste geval stel je in een notitie open vragen. Ik hoef dan geen beleid te verdedigen.’

Bang dat de toezichtsvisie ongebruikt in de la verdwijnt, zijn bestuurder Scherpenisse en RvC-voorzitter Van Bodegraven van Tiwos niet. ‘Ik vergelijk het met ons koersplan. Dat halen we ook niet elke week uit de kast, maar het is wel belangrijk dat we onze prioriteiten hebben vastgesteld. Dat geeft ons richting’, zegt Scherpenisse. Van Bodegraven: ‘We hebben veel tijd besteed aan de toezichtsvisie. Dat is van grote waarde. Als je ons bij wijze van spreken ’s nachts wakker zou maken, weten we wat ons te doen staat.’